REVIEW JURNAL INTERNATIONAL

REVIEW JURNAL INTERNATIONAL

Judul	Dagnostic Framework and Health Check Tool for Engineering and  Technology Projects (Kerangka Diagnostik dan Pemeriksaan Alat Kesehatan untuk Proyek Teknik dan Teknologi)
Jurnal	Journal of Industrial Engineering and Management
Vol	Vol. 7 No. 5
Halaman	1145-1166
Tahun	2014
Penulis	Simon P.Philbin from Imperial College Business School Imperial College London (Uined Kingdom), and Donald A.Kennedy from Willbros Group Inc. (Canada)
Download	http://www.jiem.org/index.php/jiem/article/view/1150
Reviewer	Prameswari Salsabila
Tanggal	26 Desember 2017

Abstrak

Tujuan: Pengembangan berorientasi praktisi kerangka diagnostik dan pemeriksaan alat kesehatan untuk mendukung penilaian dari peoyek teknik dan teknologi.

Desain / metodologi / pendekatan: Penelitian ini didasarkan pada tinjauan literatur mengenai penilaian proyek dan faktor keberhasilan penting untuk membangun pandangan sistem proyek yang terintegrasi. Sistem ini diperpanjang untuk memungkinkan kerangka diagnostik yang komprehensif dan dikembangkan bersama dengan alat pemeriksaan kesehatan tingkat tinggi yang dapat mudah digunakan pada proyek-proyek. Utilitas dari diagnostik kerangka kerja dan pemeriksaan kesehatan alat dieksplorasi melalui tiga studi kasus ilustratif, dengan dua dari Kanada dan satu dari Inggris.

Temuan dan Orisinalitas / nilai: Kinerja teknik dan teknologi proyek dapat dilihat melalui perspektif sistem dan fungsi dari enam kontribusi sub-sistem yaitu: proses, teknologi, sumber daya, dampak, pengetahuan dan budaya.  Kerangka Diagnostik yang dikembangkan melalui penelitian ini mengintegrasikan sub-sistem untuk menyediakan metodologi penilaian yang kuat untuk proyek yang terkait, ulasan kinerja manajemen dan model kedewasaan. Studi kasus memberikan wawasan manajerial yang terkait dengan kerangka diagnostik tetapi juga memposisikan pendekatan dalam konteks aplikasi industri untuk teknik konstruksi dan manajemen teknologi.

Penelitian / implikasi: Pendekatan studi kasus mencakup dari konstruksi, fasilitas sektor pembangunan kemudian riset sektor dan teknologi. Pekerjaan lebih lanjut diperlukan untuk menyelidiki penggunaan kerangka diagnostik pemeriksaan kesehatan alat di sektor lain.

Implikasi praktis: Alat pemeriksaan kesehatan akan bermanfaat praktis untuk proyek-proyek baru manajer yang membutuhkan akses tinjauan metodologi yang kuat dan nyaman untuk menilai status dan kesehatan dari portofolio. Alat ini juga dapat digunakan secara berkala untuk melacak kinerja proyek.

Orisinalitas / nilai: Makalah ini memberikan tampilan yang unik dan mendukung kerangka kerja manajemen untuk membantu manajer proyek menilai status dan kesehatan proyek. Nilai ini dapat dikaitkan dengan perluasan literatur mengenai alat diagnostik untuk manajemen proyek rekayasa serta wawasan yang disediakan dalam tiga studi kasus internasional, yang mengeksplorasi ruang lingkup dan penerapan alat pemeriksaan kesehatan akan digunakan untuk mendukung proyek-proyek yang memiliki kesulitan dan yang membutuhkan implementasi strategi pemulihan proyek.

Kata kunci: manajemen proyek teknik, penilaian proyek dan review, kinerja proyek, diagnosa, pemeriksaan kesehatan, studi kasus.

1.      Pendahuluan

Pada hari pertama di tempat kerja, manajer proyek teknik baru dihadapkan dengan sejumlah tantangan. Salah satu tantangan yang terpenting, yaitu menilai proyek dan memastikan kesehatan proyek. Hal ini diperlukan untuk memastikan kemajuan aktivitas proyek, tugas proyek yang dilaksanakan sesuai dengan jadwal, tingkat pengeluaran yang sesuai dengan anggaran, serta kinerja dan kualitas dapat tercapai sesuai dengan spesifikasi. Berdasarkan hal tersebut maka manajer proyek harus memahami apakah metodelogi manajemen proyek telah dilaksanakan secara memadai melalui pengendalian proyek dan pengaturan tata cara proyek yang efektif, serta apakah kinerja proyek sesuai dengan pandangan stakeholder, senior internal, staf teknik, serta perwakilan klien. Ketidakmampuan seorang manajer proyek teknik baru untuk melakukan penilaian proyek yang efektif dan pemeriksaan kesehatan proyek secara tepat waktu akan berpotensi terhapat kinerja proyek tersebut. Oleh karena itu, memperoleh akses cepat pada alat diagostik yang handal dapat membentu manajer proyek teknik baru untuk menilai status proyek secara cepat dan efisien.

Jurnal ini membahas mengenai penilaian kinerja proyek dengan memberikan rincian mengenai kerangka diasnotik dan alat pengecekan kesehatan yang dikembangkan untuk membantu manajer proyek menilai status dan kesehatan proyek. Kerangka diasnotik akan menggabungkan pandangan sistem terpadu sehingga dapat melihat kompleksitas ligkungan proyek dan faktor pendukung yang pada akhirnya mempengaruhi kinerja proyek. Hal ini tentu saja dapat membantu mengidentifikasi masalah mendasar sehingga dapat merumuskan rencana pemulihan proyek.

2. Tinjauan Literatur

      Penilaian kinerja proyek perlu melibatkan penilian terhadap jadwal, pengeluaran, kualitas output yang dikaitkan dengan kesiapan dari metodelogi proyek yang digunakan (Jin, Chai & Tan, 2014). Para penulis juga mengidentifikasika tujuh tema utama dari factor penentu keberhasilan yang dapat dipertimbangkn dalam menilai kesehatan suatu proyek, yaitu biaya, waktu, kualitas, hubungan, keselamatan, lingkungan dan stakeholder. Pencapaian waktu, biaya, kualitas dalam proyek teknik dapat diatasi melalui penerapan proses

3. Pengembangan Kerangka Diagnostik

3.1 Tampilan Sistem Terpadu

          Pengembangan kerangka diagnostik ini bertujuan untuk mendukung penilaian proyek. Terdapat enam faktor penentu dari penilaian kinerja proyek, yaitu proses, budaya, dampak, pengetahuan, teknologi, dan sumber daya. Pemeriksaan kesehatan proyek dapat dilakukan secara periodik, dimulai dengan permulaan proyek yaitu memberikan kepercayaan diri untuk melanjutkan inisiasi, mendukung tinjauan proyek, kemudian jika seorang manajer proyek tiba-tiba meninggalkan organisasi maka pemeriksaan kesehatan proyek dapat dilakukan oleh manajer proyek pengganti.

3.2    Kerangka Diagnostik

        Tabel di bawah ini merupakan kriteria diagnostik yang telah dikembangkan oleh penulis dengan mempertimbangkan praktik dan pendekatan terbaik saat ini untuk penilaian proyek serta faktor keberhasilan kritis dari bidang manajemen proyek terkait.

Sub-Sistem	Kriteria Pendukung  Peninjauan
Proses	1.     Proses perencanaan proyek yang efektif, termasuk perencanaan bisnis, sumber daya, keuangan, mutu dan resiko 2.     Inisiasi proyek, start up, dan penutupan proyek 3.     Proses pengiriman proyek dan teknis yang bersifat konteks 4.     Pengaturan tata kelola proyek untuk memastikan tingkat kemudi dan koordinasi 5.     Proses pengendalian, termasuk administrasi dan perubahan 6.     Proses pelaporan proyek, termasuk pelaporan internal dan eksternal 7.     Proses pemberian kontrak dan pengadaan untuk mendukung kontrak, subkontrak dan kegiatan pembelian 8.     Hubungan dan komunikasi pemangku kepentingan 9.     Peninjauan berkala dan praktik terbaik selama proyek berlangsung
Teknologi (Sistem ICT)	10.  Mendukung pembuatan profil biaya proyek danpemodelan bisnis melalui perangkat lunak. 11.  Sistem perencanaan sumber daya perusahaan untuk mencatat dan memantau pengeluaran terhadap anggaran proyek 12.  Jadwal proyek dengan grafik Gantt 13.  Memperoleh analisis nilai (EVA) 14.  Sistem perangkat lunak manajemen risiko untuk identifikasi dan mitigasi risiko proyek 15.  Siklus hidup proyek
Sumber Daya	16.  Manajer proyek ditunjuk berdasarkan latar belakang, kompetensi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk mendorong peningkatan proyek 17.  Manajer program mengawasi kemajuan proyek 18.  Dewan tata kelola yanag tepat termasuk senior dari organisasi pemasok dan perwakilan yang sesuai dari organisasi klien 19.  Staff pengiriman proyek termasuk spesialis teknik dan teknologi yang diperlukan 20.  Staf pendukung seperti administrasi proyek, dan lain-lain 21.  Akses ke staf generalis di perusahaan yang menyediakan fungsi lain seeprti pengadaan, pembayaran, kesehatan & keselamatan, pemasaran dan penjualan
Dampak	22.  Penilaian opsi dilakukan untuk mendukung pendanaan proyek dan pemilihan pendekatan proyek 23.  Proposisi niai industri serta dukungan nilai fondasi yang jelas dan konsisten 24.  Manfaat organisasi yang lebih luas 25.  Peningkatan keterampilan dan pengembangan kompetensi baru untuk anggota tim proyek 26.  Penciptaan peluan pendapatan masa depan, termasuk area bisnis baru, perluasan produk, dan penngembangan strategis 27.  Keluaran proyek terkait dengan stakeholder, kelestarian lingkungan dan manfaat sosial dari jangka panjang proyek
Pengetahuan	28.  Mengakses data latar belakang dan informasi daru sumber pihak ketiga 29.  Pembangkitan data teknis baru dan informasi yang dibutuhkan 30.  Ketersediaan pengetahuan teknis dalam proyek pada semua staf 31.  Pengetahuan yang ditimbulkan dari proses pelaporan proyek 32.  Data dan informasi diperlukan untuk mendukung proses manajemen proyek
Budaya	33.  Mendukung budaya yang mempromosikan kerja terbuka dan jujur 34.  Pola kerja, interaksi dan komunikasiyang mendukung 35.  Kepercayaan yang dikembangkan antara pemasok dank lien 36.  Pandangan luas dan perspektif manajer proyek 37.  Budaya yang mendukung keuntungan timbal ballik bagi pemasok dan klien, yaitu budaya ‘win-win’

3.3      Alat Cek Kesehatan Proyek

     Kerangka diagnostik dapat membantu manajer proyek untuk menilai kesehatan proyeknya. Alat penilaian yang digunakan berdasarkan pada penggunaan teknik diagram web. Alat ini dapat digunakan untuk menilai secara efektif proyek dengan enam sub-sistem, malalui tingkat kemampuan rendah, sedang atau tinggi. Berikut ini adalah gambar alat penilaian untuk mendukung pemeriksaan kesehatan proyek.

4.       Investigasi Studi Kasus

          Studi kasus diambil berdasarkan pengalaman kolektif penulis dalam manajemen proyek yang digabungkan mewakili lebih dari 30 tahun. Jurnal ini memeiliki 3 studi kasus, yaitu 2 dari Kanada dan 1 dari Inggris. Berikut merupakan ketiga studi kasus tersebut.

4.1      Studi Kasus #1: Proyek Kontruksi di Kanada

          Eugene merupakan seorang manajer proyek baru dari proyek kontruksi, sehingga ia belum mempunyai pengalaman dalam keterpaparan mengelola proyek dalam perusahaan. Pembangunan lapangan direncanakan dalam empat bulan dengan rancangan teknik dan tahap pengadaan dilaporkan. Eugene mempelajari status proyek melalui laporan lisan pada pertemuan rutin. Namun, beberapa minggu proyek itu berjalan, Eugene merasa tidak nyaman karena proyek tidak sesuai dengan rencana seperti pengiriman yang tidak sesuai jadwal, orang yang tidak bertanggung jawab pada bagian tersebut, serta biaya ekspedisi tambahan sangat diperlukan. Berdasrkan hal tersebut maka alat pemeriksaan diagnostik dan kesehatan akan membantu Eugene untuk penilaian berbasis sistem berdasarkan proyek. Gambar dibawah ini memberikan ilustratif penilaian kerangka diagnostic, bahwa sub-sistem teknologi dan sumber daya memiliki tingkat kemampuan yang tinggi, dampak dan pengetahuan memiliki tingkat kemampuan menengah, serta sub sistem budaya dan proses memiliki tingkat kemampuan yang rendah. Berdasarkan implementasi ini, maka Eugne terbantu untuk menentukannn langkah perbaikan bagi proyeknya.

4.2       Studi Kasus #2: Proyek Pengembangan Faslitas di Kanada

          Susan dipindahkan dari pabrik fabrikasi menjadi manajer proyek kontruksi lapangan yang sedang membangun fasilitas baru, Susan menggantikan manajer yang lama (Troy). Proyek ini memiliki sisa waktu 8 bulan dari dua tahun waktu keseluruhan proyek. Setelah ditempat Susan meninjau ulang ruang lingkup dan perkiraan biaya akhir, sehingga disepakati proyek ini akan sesuai dengan keputusan manajemen. Namun ketika ia menghubungi subkontraktor untuk menanyakan harga, ia diberitahu jika vendor tidak pernah menyetujui harga perusahaan dan hanya memberikan perkiraan harga kasar saja. Ketika meninjau berkas kembali, Susan menemukan bahwa Troy tidak jujur dalam melakukan pembelian. Oleh karena itu Susan menggunakan alat pemeriksaan diagnostic dan kesehatan, berdasarkan gambar di bawah ini maka diketahui walaupun sub sistem sumber daya memiliki tingkat yang tinggi, dan sub sistem teknologi-dampak-budaya tingkat menengah, tetapi sub sistem proses dan pengetahuan memiliki tingkat yang rendah.Implementasi langkah perbaikan untuk memulihkan proyek sehingga membantu Susan dalam keadaan sulitnya.

4.3         Studi Kasus #3: Proyek Penelitian dan Teknologi di Inggris

          James adalah seorang manajer proyek yang bekerja dalam riset independen dan mengelola sejumlah proyek penelitian yang melibatkan kimia sintetis, formulasi bahan dan tekologi pengelohan untuk aplikasi bahan berkinerja tinggi. Saat ini, James menggantikan Henry untuk menjalankan proyek pengembangan teknlogi dan pengujian mekanis dari serangkaian formulasi berbasis polimer. Pertemuan pertama, James menemukan bahwa proyek Henry tidak terdapat perencanaan tugas yang baik, hal ini membuat James melanjutkan penyelidikan lebih lanjut terhadap ERP. James dihadapkan dengan kebutuhan akan tindakan mendesak untuk memulihkan proyek. James mulai melakukan tinjauan rapat berkala, yang berfokus untuk meninjau kemajuan teknis mengenai masalah pengeluaran, kesehatan dan keselamatan proyek, pengeolaan resiko dan kemajuan proyek, serta budaya proyek yang lebih terbuka dan jujur. Kasus ini menyoroti bagaimana tindakan perbaikan bila dilakukan secara tepat waktu dan berfokus pada area yang kurang. Jika menggunaan alat pemeriksaan maka akan memberikan gambaran indentifikasi bahwa sub-sistem dampak memiliki tingkat kemampuan tinggi, sub-sistem sumber daya, teknologi, dan pengetahuan memiliki tingkat kemampuan menengah, namun sub sistem proses dan buadya memiliki tinkat kebutuhan yang rendah. Sehingga fokus pemulihan dapat dilakukan pada proses dan budaya.

5.       Kesimpulan dan Saran

5.1      Kesimpulan

Kerangka diagnostik dan alat cek kesehatan proyek adalah suatu pendukung berdasarkan pandangan sitem terpadu dengan menggabungkan 6 sub-sistem. Alat ini bukan hanya membantu mengidentifiksi langkah perbaikan yang perlu dilakukan untuk memperbaiki proyek yang gagal berdasarkan keadaan yang paling lemah, namun juga dapat mengidentifikasi area dengan tingkat kemampuan tinggi dalam proyek yang perlu dipertahankan. Selain itu kerangka ini dapat diterapkan secara berkala untuk mengukur kinerja di 6 sub-sistem yang berkontriibusi terhadap knerja proyek

5.2      Saran

          Disarankan untuk mengeksplorasi sifat sistemik, ketergantungan dan konektivitas antara sub-sistem, sehingga kerangka ini dapat digunakan secara lebih kompleks. Kemudian dalam penerapan kerangka diagnostik ini juga disarankan untuk menyelidiki factor-faktor spesifik dan mengidentifikasi pola lintasan dalam proyek, yaitu memahami apakah proyek di industri tertentu cenderung menunjukkan tingkat kemampuan tinggi, menengah, atau rendah.